Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Valtionhallinnon tarkastajat (Y-tunnus: 2369189-5)

Osoite: c/o Jyrki Pennanen, sisäministeriö, PL 26, 00023 VALTIONEUVOSTO

Muut yhteystiedot: www.vhtry.net

2.Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa

Nimi: Mika Halme

Osoite: mika.halme(at)vtv.fi

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Valtionhallinnon tarkastajat ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Yhdistys käyttää jäsenrekisterin tietoja jäsenasioiden hoitoon ja viestintään

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröityjä ovat Valtionhallinnon tarkastajat ry:n jäseniksi hyväksymät henkilöt.

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:

  • etu- ja sukunimi;
  • työnantaja ja työnantajan osoite tai kotiosoite;
  • sähköpostiosoite (jäsentiedotteiden ja jäsenmaksulaskujen lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten);
  • puhelinnumero (työ tai koti)

Rekisterissä ylläpidetään myös seuraavia tietoja:

  • tiedot maksetuista jäsenmaksuista

Yhdistyksen tai sen yhteistyökumppanien järjestämien tapahtumien kuten koulutusten ja vierailujen yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta yhteystietoja (esim. sähköpostiosoite), joita tarvitaan tapahtumien järjestämisessä. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan ja sen jälkeen ne hävitetään. Merkittävien tapahtumien kuten opintomatkojen osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon.

Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.

Yhdistyksen yhteistyökumppanien järjestämiin tilaisuuksiin ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa tilaisuuden järjestäjälle.

Yhdistyksen järjestämille matkoille ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen perusteet

Jäsenrekisterin tietoja ylläpidetään Excel-muotoisessa tiedostossa, jota voivat käyttää vain sellaiset Valtionhallinnon tarkastajat ry:n hallituksen nimeämät toimihenkilöt, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja velvollisuus huolehtia tietojen asianmukaisesta suojauksesta ja säilyttämisestä.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.

10. Tarkastusoikeus, oikeus vaatia tiedon korjaamista sekä oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkastus- ja korjauspyynnöt osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan muuttaa tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, muutoksista voidaan tiedottaa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla verkkosivuilla.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 15.3.2019.